Registrering af arbejdstid - sådan gør du   

Arbejdstidsregistrering er en vigtig del af arbejdslivet, både for medarbejdere og arbejdsgivere. Det sikrer, at arbejdstiden bliver korrekt registreret, at overarbejde bliver kompenseret, og at virksomheden overholder lovgivningen. Her er en guide til effektiv arbejdstidsregistrering. 

Step 1: Valg af system til arbejdstidsregistrering 

Det er en del af det nye lovkrav, at virksomheder implementerer et system til nøjagtig registrering af arbejdstiden for alle ansatte. Hvilket system og metode der gøres brug af, er dog op til virksomheden selv. 

Du/i skal derfor først og fremmest beslutte jer for et system til registrering af arbejdstid. Der er forskellige metoder, som i kan vælge at gøre brug af til formålet, herunder manuel eller elektronisk registrering.  

Manuel tidsregistrering kan bl.a. være i form af brugen af timesedler eller Excel-ark. Dette er som udgangspunkt en simpel løsning, men det er værd at være opmærksom på, at løsningen kan være tidskrævende og disponeret for menneskelige fejl.  

Elektronisk tidsregistrering kan ske ved brug af softwaresystemer der er lavet specifikt til formålet at registrere arbejdstid (f.eks. HRfamly). Denne løsning er mere effektiv og mindre fejlbehæftet, men kan kræve investering i software og oplæring.  

Step 2: Opsætning af det valgte system 

Når i har besluttet jer for et system til registrering af arbejdstid, skal i have det sat op så i kan komme i gang med at tidsregistrere. Det er vigtigt at i bl.a. tager højde for normtid, pauser, ferie og fridage, når i skal definere de parametre der gør sig gældende for arbejdstidsregistrering i jeres virksomhed. 

Derefter skal i have oprettet brugerkonti for alle medarbejdere, således arbejdstiden kan registreres individuelt for hver medarbejder.  

Det er vigtigt at i sørger for at give medarbejderne en grundig oplæring i systemet. Derudover skal i sørge for, at de forstår vigtigheden af korrekt tidsregistrering. Det kan have store konsekvenser, hvis en virksomhed ikke registrerer medarbejdernes arbejdstid korrekt.  

Step 3: Daglig brug 

Når jeres system er sat op og medarbejderne har fået en grundig introduktion i brugen heraf, skal systemet implementeres som en del af dagligdagen. Alt afhængigt af hvilket system i gør brug af, vil dette punkt variere. For nogle vil det betyde ind- og udtjekning ved arbejdsdagens begyndelse og afslutning. For andre vil man en gang ugentligt acceptere skulle acceptere sin normtid. Det afhænger af system og individuel arbejdsdag. 

Step 4: Overvågning og analysering 

Når i er kommet godt i gang med tidsregistrering i jeres virksomhed, er det vigtigt at ledelsen regelmæssigt gennemgår den opsamlede data for arbejdstiden for at sikre korrekt registrering. På den måde kan eventuelle fejl eller uoverensstemmelser hurtigt identificeres og rettes op på. 

Den opsamlede data kan også bruges til optimering af arbejdsprocesser og ressourceallokering.  

Step 5: Lovgivning og overholdelse 

Sørg for at arbejdstidsregistreringen overholder aktuelle lovgivninger. Vær særligt opmærksom på regler for maksimal arbejdstid (48-timers reglen), hviletid (11-timers reglen) og overarbejde.  

Opbevar data fra arbejdstidsregistreringerne i hehold til lovkravene. Sørg for at have dokumentationen i orden. 

Step 6: Fejlhåndtering og feedback 

Etabler en procedure for at identificere og rette fejl i tidsregistreringen. Medarbejdere skal have mulighed for at rapportere og korrigere registreringsfejl. 

Det er en god idé regelmæssigt at indsamle feedback fra medarbejderne om systemets effektivitet. Foretag derefter de nødvendige justeringer baseret på medarbejdernes feedback for at forbedre brugervenlighed og nøjagtighed. 

Step 7: Hold jer opdateret 

Sørg for at holde arbejdstidsregistreringssystemet opdateret med den nyeste teknologi og funktioner. 

Det kan også være en god idé løbende at tilbyde træning til medarbejderne, så de også er opdateret på de nyeste opdateringer i jeres system og procedurer. 

Konklusion 

Effektiv arbejdstidsregistrering er afgørende for både medarbejdere og arbejdsgivere. Ved at vælge det rette system, sikre korrekt opsætning, overvågning og løbende forbedringer, kan virksomheden optimere ressourceforbrug, øge produktiviteten og overholde lovgivningen. Følg denne guide for at implementere eller forbedre arbejdstidsregistreringen i din virksomhed.