Håndtering af opsigelse - opmærksomhedspunkter

Som arbejdsgiver, skal du være opmærksom på både formelle krav og de menneskelige aspekter ved opsigelse af en medarbejder. Dette gælder både før, under og efter opsigelsen af den pågældende medarbejder.

Inden opsigelsen bør du overveje, hvordan medarbejderen skal arbejde i opsigelsesperioden, herunder om medarbejderen skal arbejde som normalt, fritstilles eller suspenderes. Dette vælges med udgangspunkt i grunden til opsigelsen af medarbejderen. Derudover er nedenfor beskrevet seks væsentlige punkter, som du bør overveje i forbindelse med opsigelsen.

1. Juridiske rammer og begrundelse for opsigelsen 

Når du opsiger en medarbejder, er der forskellige juridiske overvejelser, du som arbejdsgiver skal tage stilling til. Først og fremmest, er det væsentligt at begrunde opsigelsen, så medarbejderen har noget konkret at forholde sig til. Dette kan både være personligt, herunder medarbejderens adfærd og manglende målopfyldelse/præstation, m.m. Derudover kan det også være organisatoriske ændringer, herunder besparelser i virksomheden, nedlæggelse af afdelinger mm.  

Du bør også i forbindelse med opsigelsen tage stilling til, om medarbejderen har nogle særlige forhold, som gør at de er særligt beskyttede. Dette kan f.eks. være et handicap, at medarbejderen er gravid, eller rollen som arbejdsmiljørepræsentant, m.m. Ydermere bør du overveje, om medarbejderen har optjent anciennitet og hvordan det påvirker varslet for opsigelsen, samt om medarbejderen har ret til bonusudbetaling i forlængelse af opsigelsen.

2. Minimer fodfejl  

Helt grundlæggende bør du som arbejdsgiver overveje, hvornår du opsiger din medarbejder. Som grundregel bør du undgå at opsige en medarbejder på en mandag. Opsigelsessamtalen bør, så vidt muligt, finde sted ansigt-til-ansigt og i private og trygge rammer, i tilfælde af at medarbejderen skulle blive berørt af situationen. Inden samtalen bør du have en klar agenda og være forberedt på medarbejderens potentielle spørgsmål. Efter samtalen kan du med fordel skriftligt informere medarbejderen om praktiske detaljer, så han/hun har mulighed for at læse det i ro og fred, når chokket har lagt sig. Her kan du udspecificere: 

• Kan medarbejderen fratræde stillingen før opsigelsesperioden er udløbet? 
• Skal der afvikles ferie i opsigelsesperioden? 
• Hvordan bør virksomhedens ejendele leveres tilbage? 
• Har medarbejderen personalegoder, som skal afvikles? 
• Hvordan bliver opsigelsen kommunikeret ud til resten af organisationen? 
• Hvem skal den opsagte medarbejder gå til, ved eventuelle spørgsmål? 
• mm.  

3. Klar og tydelig kommunikation 

I forlængelse af punkt 2, kan en klar agenda sikre, at du får kommunikeret dit budskab klart og tydeligt til medarbejderen. Husk på, at medarbejderen formentlig er påvirket af situationen, og prøv derfor at tilpas din kommunikation, alt efter medarbejderen. Hvis du kan fornemme, at den info du overleverer, ikke trænger ind, bør du være kort og præcis. Hvis du derimod har en længere dialog, skal huske på at være objektiv og ikke for detaljerig, da dette giver ofte anledning til flere spørgsmål end afklaring. Hav derimod fokus på at imødekomme det praktiske ift. De formelle betingelser, herunder medarbejderens opsigelsesperiode, samt underskrevet skriftlig opsigelse.  

4. Offboarding 

Da du som arbejdsgiver sjældent kan forudsige hvordan opsigelsessamtalen forløber, kan det være en fordel at tilbyde en opfølgningssamtale. Efter betænkningstid hos den opsagte medarbejder, kan der være nogle praktiske spørgsmål eller afklaring medarbejderen mangler svar på, som kan gøre oplevelsen og selve offboardingprocessen mere behagelig. Denne samtale kan du som arbejdsgiver også bruge til at få specificeret de tilbageværende arbejdsopgaver medarbejderen havde ansvaret for samt den viden som medarbejderen måtte ligge inde med. Dette kunne bl.a. være processer, som kun den opsagte medarbejder har beskæftiget sig med, som derfor bør skrives ned og udspecificeres for at en ny medarbejder kan overtage dette ansvar. Ydermere bør du undersøge medarbejderes private koder, til bl.a. arbejdstelefon, computer, mail mm. 

5. De tilbageværende medarbejdere – efterforløbet 

Slutteligt er det vigtigt at få meldt opsigelsen ud til de nuværende medarbejdere, samt at du som arbejdsgiver, er bevidst omkring de spørgsmål, der måtte opstå. Dette kan blandt andet være i forhold til hvem der overtager den opsagte medarbejders opgaver, hvem der står for de indkommende mails fra den opsagte medarbejder, eventuelle organisatoriske ændringer mm. Ydermere kan du som arbejdsgiver, ved hjælp af en åben dialog med de tilbageværende medarbejdere, forbygge usikkerhed og “snakken i krogene”, for på den måde at være på forkant. 

Få hjælp

Det anbefales altid at søge rådgivning fra en juridisk ekspert eller HR rådgiver, når man skal håndtere opsigelser. Kom i gang med HRfamly og få hjælp til jeres konkrete situation.